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企业邮箱使用规范

企业邮箱是公司内部工作联系(报告)、信息交流、业务沟通及文件快速传送的快速通道,也是对外工作交流的重要工具,规范使用企业邮箱对规范工作流程、提高工作效率、提升企业整体形象有着积极作用。

根据前期邮箱使用情况,公司就进一步规范企业邮箱的使用作如下规定:

 

 Part1.邮件的目的和内容

发邮件前,需要考虑内容是否适宜用邮件发送。在发送工作邮件时,须用公司域名邮箱。

01

邮件适用范围

(1)通知;

(2)一般性工作部署;

(3)工作(请示)报告;

(4)部门(单位)之间事务往来;

(5)信息传递;

(6)不具备见面交流条件的其他交流内容。

02

不适用内容

(1)需要立即回应的紧急事务;

(2)与工作无关的内容;

(3)涉密内容;

(4)不方便使用邮件呈现的其他内容,如:动画、音频、视频等。

 

 Part2.邮件的写作

收件对象

(1)收件人/TO:邮件所涉及主要问题的受理对象,应对邮件予以及时回复响应;

(2)抄送人/CC:只是需要知道邮件所说明事情,没有义务予以响应,有建议时可回复;

(3)密送人/BCC:收信人不知道的收件对象。

  收件对象排列顺序:

  收信人的排列需遵循一定的顺序规则:

(1)按职位等职级从高到低排列;

(2)按部门(单位)排列。

注意事项:只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人资源。

标题/主题

(1)告知邮件的主要内容;

(2)让收件对象知其所以然。

注意事项

(1)空白标题是失礼的;

(2)标题宜短不宜长,要简明扼要;

(3)对外邮件标题应写明出处,例如:“上海石化公司XXX”;

(4)标题要能真实反映邮件的内容和重要性;

(5)一封邮件尽可能只针对一个主题;

(6)可适当使用大写字母、字符(如“!”)来突出标题,引起收件对象的注意;

(7)不可出现错别字和语句不通顺的地方。

正文

(1)一般使用默认字体;

(2)若收件对象不认识您,应先表明身份。可以是代表的单位(部门)名或您的姓名,具体身份根据邮件的目的而采用;

(3)正文应简明扼要,多用简单词汇和短句;

(4)清晰列出观点或事项:1.2.3……;

(5)合理提示重要信息,可以是加粗或者标红色,但尽量保证页面简洁,不影响查阅;

(6)如有附件,应在正文中提示。如附件是特殊格式,应说明打开方式。

结尾与附件

明确表明发件人的身份。

(1)附件命名应能概括附件内容;

(2)附件数目不宜超过4个,超过4个应打包压缩;

(3)如附件过大,可压缩或转成PDF格式,或发送稍小的图表或图片。

 

 Part3.邮件的发送

发送前的检查

(1)检查主题栏是否书写,有无错别字,标题能否概括邮件内容;

(2)收件人邮箱是否正确,收件人有无遗漏,收件人的顺序是否正确;

(3)检查正文,是否有错别字或语句不通顺;

(4)检查是否附上正确的附件。

 

 Part4.邮件的回复

(1)回复邮件时,可根据回复内容适当修改标题,请勿“RE:RE:RE……”一大串;

(2)回复邮件时,应删除附件,避免占用太多资源。

 

A:注意事项