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企业邮箱是公司内部工作联系（报告）、信息交流、业务沟通及文件快速传送的快速通道，也是对外工作交流的重要工具，规范使用企业邮箱对规范工作流程、提高工作效率、提升企业整体形象有着积极作用。
根据前期邮箱使用情况，公司就进一步规范企业邮箱的使用作如下规定：
Part1.邮件的目的和内容
发邮件前，需要考虑内容是否适宜用邮件发送。在发送工作邮件时，须用公司域名邮箱。
01
邮件适用范围
（1）通知；
（2）一般性工作部署；
（3）工作（请示）报告；
（4）部门（单位）之间事务往来；
（5）信息传递；
（6）不具备见面交流条件的其他交流内容。
02
不适用内容
（1）需要立即回应的紧急事务；
（2）与工作无关的内容；
（3）涉密内容；
（4）不方便使用邮件呈现的其他内容，如：动画、音频、视频等。
Part2.邮件的写作
收件对象
（1）收件人/TO：邮件所涉及主要问题的受理对象，应对邮件予以及时回复响应；
（2）抄送人/CC：只是需要知道邮件所说明事情，没有义务予以响应，有建议时可回复；
（3）密送人/BCC：收信人不知道的收件对象。
收件对象排列顺序：
收信人的排列需遵循一定的顺序规则：
（1）按职位等职级从高到低排列；
（2）按部门（单位）排列。
注意事项：只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人资源。
标题/主题
（1）告知邮件的主要内容；
（2）让收件对象知其所以然。
注意事项：
（1）空白标题是失礼的；
（2）标题宜短不宜长，要简明扼要；
（3）对外邮件标题应写明出处，例如：“上海石化公司XXX”；
（4）标题要能真实反映邮件的内容和重要性；
（5）一封邮件尽可能只针对一个主题；
（6）可适当使用大写字母、字符（如“！”）来突出标题，引起收件对象的注意；
（7）不可出现错别字和语句不通顺的地方。
正文
（1）一般使用默认字体；
（2）若收件对象不认识您，应先表明身份。可以是代表的单位（部门）名或您的姓名，具体身份根据邮件的目的而采用；
（3）正文应简明扼要，多用简单词汇和短句；
（4）清晰列出观点或事项：1.2.3……；
（5）合理提示重要信息，可以是加粗或者标红色，但尽量保证页面简洁，不影响查阅；
（6）如有附件，应在正文中提示。如附件是特殊格式，应说明打开方式。
结尾与附件
明确表明发件人的身份。
（1）附件命名应能概括附件内容；
（2）附件数目不宜超过4个，超过4个应打包压缩；
（3）如附件过大，可压缩或转成PDF格式，或发送稍小的图表或图片。
Part3.邮件的发送
发送前的检查：
（1）检查主题栏是否书写，有无错别字，标题能否概括邮件内容；
（2）收件人邮箱是否正确，收件人有无遗漏，收件人的顺序是否正确；
（3）检查正文，是否有错别字或语句不通顺；
（4）检查是否附上正确的附件。
Part4.邮件的回复
A:注意事项
